Proste formuły – szybkie, ale czy zawsze najlepsze?
Każdy, kto pracuje z Excelem, na pewno spotkał się z sytuacją, kiedy krótka formuła wydaje się idealnym rozwiązaniem. SUM(A1:A10), VLOOKUP(B2;D1:E20;2;0) – to klasyki, które nie wymagają wiele wysiłku. Są szybkie do napisania, łatwe do zrozumienia i zwykle działają bezproblemowo. Ale co jeśli potrzebujesz czegoś bardziej zaawansowanego? Proste formuły mają swoje ograniczenia – czasem wręcz zachęcają do tworzenia „martwego kodu”, który wydaje się działać, dopóki nie zmienią się warunki.
Problem w tym, że wiele osób zatrzymuje się na poziomie podstawowych funkcji, nie zastanawiając się, czy nie da się tego zrobić lepiej. Na przykład zamiast używać trzech różnych kolumn do pośrednich obliczeń, wpychają wszystko do jednej megaformuły. Efekt? Arkusz działa, ale nikt poza autorem nie ma pojęcia, co tam się właściwie dzieje. I właśnie tak rodzą się arkusze, których nikt nie chce poprawiać.
Złożone potworki – dlaczego czasem przesadzamy?
Z drugiej strony są użytkownicy, którzy uwielbiają skomplikowane konstrukcje. IF zagnieżdżone w IF-ach, kombinacje INDEX-MATCH-MATCH, formuły tablicowe wpisane w zwykłe komórki – to ich codzienność. I czasem te rozwiązania są naprawdę genialne… dopóki nie trzeba ich zmodyfikować po pół roku. Wtedy okazuje się, że nawet autor ma problem ze zrozumieniem własnego kodu.
Przytłaczająca złożoność często wynika z chęci zaoszczędzenia miejsca w arkuszu albo próby rozwiązania wszystkich problemów jedną formułą. Ale czy warto? W końcu Excel to nie konkurs na najbardziej skomplikowane wyrażenie, tylko narzędzie do analizy danych. Jeśli formuła wymaga godzinnych studiów, żeby ją zrozumieć, może warto rozbić ją na części?
Czytelność kontra wydajność – gdzie jest granica?
W programowaniu od dawna wiadomo, że czytelny kod jest ważniejszy niż „sprytne” rozwiązania. W Excelu ta zasada też obowiązuje, choć często jest ignorowana. Formuła podzielona na kilka mniejszych kroków zajmuje więcej miejsca, ale za to można ją debugować kawałek po kawałku. To szczególnie ważne, gdy arkusz ma służyć przez dłuższy czas lub być używany przez kilka osób.
Oczywiście są sytuacje, gdy złożona formuła ma sens – np. gdy obliczenia muszą być wykonane w jednym kroku albo gdy wydajność jest kluczowa dla dużych zbiorów danych. Ale nawet wtedy warto dodać komentarz wyjaśniający logikę. Excel oferuje narzędzia do dokumentowania formuł – szkoda, że tak rzadko z nich korzystamy.
Strategie znajdowania złotego środka
Jak więc pogodzić prostotę z efektywnością? Oto kilka praktycznych wskazówek:
1. Rozbijaj większe problemy na mniejsze części – Jeśli formuła zajmuje więcej niż dwa wiersze w pasku formuły, prawdopodobnie da się ją uprościć. Stosuj kolumny pomocnicze (możesz je później ukryć) lub nazwane zakresy.
2. Używaj LET w nowszych wersjach Excela – Ta funkcja pozwala definiować zmienne wewnątrz formuły, co znacznie poprawia czytelność bez rozbijania obliczeń na osobne komórki.
3. Stosuj spacje i przejścia do nowej linii w długich formułach – W Excelu możesz użyć Alt+Enter, żeby przejść do nowej linii w formule. Dzięki temu łatwiej zobaczyć jej strukturę.
4. Testuj skomplikowane formuły stopniowo – Najpierw sprawdź poszczególne fragmenty w osobnych komórkach, a dopiero potem łącz je w całość.
Formuły które przetrwają próbę czasu
Najlepsze formuły to takie, które spełniają swoje zadanie i są zrozumiałe po miesiącach nieużywania. Nie chodzi o to, żeby zawsze wybierać najprostsze rozwiązanie, ale żeby znaleźć optymalny poziom złożoności. Czasem warto poświęcić trochę więcej miejsca na czytelny układ niż tworzyć zagadkowy jednolinijkowiec.
Pamiętaj – nawet jeśli teraz rozumiesz swoją genialną, skomplikowaną formułę, za pół roku możesz patrzeć na nią jak na hieroglify. A jeśli tobie będzie trudno, to co dopiero innym użytkownikom arkusza? Excel to narzędzie współpracy, dlatego warto pisać formuły z myślą o tych, którzy przyjdą po nas.
Może następnym razem, zamiast kombinować godzinę nad superformułą, lepiej rozbić problem na trzy prostsze kroki? Twoi przyszli współpracownicy (i przyszłe ty) na pewno to docenią.
